10 задач, которые пора автоматизировать в отделе продаж
Менеджеры по продажам тратят заметную часть дня не на продажи. Собрали десять задач, которые сегодня спокойно можно отдать системе — и никто по ним скучать не будет.
Если посидеть день рядом с менеджером по продажам, то сами продажи — разговоры, встречи, работа с возражениями — занимают меньше времени, чем хотелось бы. Остальное уходит на то, что вокруг: заполнить, перенести, напомнить, собрать, отчитаться.
Каждая из этих задач по отдельности кажется мелочью на пару минут. Но их десятки в день, и к вечеру оказывается, что на звонки новым клиентам сил уже нет.
Хорошая новость: большую часть этой рутины сегодня можно отдать системе. Вот десять задач, с которых мы чаще всего начинаем.
1. Заявки, которые приходят отовсюду
Форма на сайте, почта, мессенджер, звонок, маркетплейс. В итоге часть заявок попадает в CRM, часть живет в личной переписке менеджера, а часть просто теряется. Автоматический сбор заявок из всех каналов в одно место — первое, что стоит сделать. Не потому, что это красиво, а потому, что потерянная заявка — это потерянные деньги, которые даже никто не увидел.
2. Распределение заявок между менеджерами
«Кто возьмет заявку из Новосибирска?» — и дальше двадцать минут тишины в чате. А клиент за это время уже оставил заявку еще в двух местах. Правила распределения по региону, продукту, нагрузке или по очереди настраиваются один раз, и заявка сразу попадает к тому, кто ее ведет.
3. Реквизиты и данные о клиенте
Менеджер получает ИНН и дальше вручную копирует название, адрес, руководителя, банковские реквизиты. Это давно умеет делать система: по ИНН подтягиваются данные из открытых источников, и карточка клиента заполняется сама. Заодно исчезают опечатки в счетах и договорах.
4. Напоминания о следующем шаге
«Перезвоните через неделю» — и через неделю об этом помнит только клиент. Задача на следующее касание должна создаваться автоматически после каждого этапа сделки. А сделки без следующего шага — подсвечиваться руководителю. Это одна из самых простых автоматизаций, которая возвращает больше всего забытых сделок.
5. Коммерческие предложения
КП часто собирают из прошлого КП другому клиенту: открыть, поменять название, пересчитать цены, надеяться, что нигде не осталось старое имя. Автоматическая сборка КП из актуального прайса и данных сделки занимает минуту и не дает отправить клиенту цены прошлого квартала.
6. Счета, договоры и закрывающие документы
Отдельный жанр ручной работы: сделка согласована, и менеджер пишет бухгалтерии «выстави счет», пересылая реквизиты и состав. Документы по шаблону компании можно формировать прямо из сделки, а бухгалтерия получает уже готовое на проверку, а не задачу на сборку.
7. Итоги звонков и встреч
После хорошего часового звонка в CRM часто остается одна строчка: «поговорили, интересно». А все детали — бюджет, сроки, кто принимает решение — в голове менеджера. Сегодня запись можно расшифровать и получить краткое резюме с договоренностями и следующими шагами прямо в карточке сделки. Конечно, с согласия собеседника на запись.
8. Отчеты руководителю
Каждую пятницу кто-то собирает цифры из CRM, таблиц и переписки в один отчет. И каждую пятницу цифры немного не сходятся с прошлой неделей, потому что собирали чуть-чуть по-другому. Дашборд, который обновляется сам, экономит не только время, но и споры о том, какая цифра правильная.
9. Работа с «заснувшими» клиентами
У любой компании есть база клиентов, которые покупали раньше и пропали. И у любого менеджера в планах «когда-нибудь прозвонить старую базу». Система может сама находить клиентов, которые давно не покупали, и ставить задачу или готовить черновик письма. Менеджеру остается проверить и отправить.
10. Передача сделки дальше
Сделка закрыта, и теперь ее нужно передать в производство, на склад, в логистику или в проектный отдел. Именно на этом стыке теряется больше всего деталей: о чем договорились устно, какие сроки пообещали, что важно именно этому клиенту. Автоматическая передача со всеми данными сделки снимает классическое «а мне никто не сказал».
Что не стоит автоматизировать
Честности ради: сами продажи — задача для людей. Первый разговор с крупным клиентом, сложные переговоры, работа с недовольством — там, где нужны доверие и суждение, автоматизация не поможет. Зато она освободит на это время.
С чего начать
Не нужно автоматизировать все десять пунктов сразу. Лучше взять один-два, на которые ваши менеджеры жалуются чаще всего, и сделать их хорошо. В VibeWorks мы обычно начинаем именно с этого: смотрим, где в вашем отделе продаж уходит больше всего времени на рутину, и автоматизируем то, что даст заметный эффект уже в первые недели.
Вместо заключения
Хорошего менеджера нанимают за то, как он разговаривает с клиентами, а не за то, как быстро он копирует реквизиты. Чем меньше второго, тем больше времени на первое.
Соберем комплект документов под ваш процесс за сутки
Один реальный инвойс и ваш шаблон под NDA — настроим формы, справочники и покажем результат на ваших данных.
